Des données traitées avec rigueur

Dernière mise à jour : 24 août 2026

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Notre étude accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et à la confidentialité des informations qui nous sont confiées dans le cadre de nos services professionnels.

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La présente Politique de confidentialité explique notamment quels renseignements personnels nous pouvons recueillir, pourquoi nous les utilisons, avec qui ils peuvent être communiqués, comment nous les protégeons ainsi que les droits dont vous disposez à l'égard de vos renseignements personnels.

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Nous vous invitons à prendre connaissance de cette politique.

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1. Vos renseignements personnels

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »), un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement.

Dans le cadre de nos activités notariales, nous pouvons recueillir des renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services professionnels.

Selon la nature du dossier, ces renseignements peuvent notamment comprendre :

• Nom et prénom;

• Adresse postale;

• Adresse courriel;

• Numéro de téléphone;

• Date de naissance;

• Informations relatives à votre identité;

• Pièces d'identité;

• Informations relatives à votre situation familiale;

• Informations concernant votre conjoint, vos enfants ou d'autres membres de votre famille;

• Informations financières et bancaires;

• Informations relatives à vos biens et à votre patrimoine;

• Informations relatives à des immeubles;

• Informations relatives à une succession;

• Informations nécessaires à la préparation d'un testament;

• Informations nécessaires à la préparation d'un mandat de protection;

• Informations nécessaires à la préparation ou à l'exécution d'un acte notarié;

• Informations relatives à une entreprise ou à une société;

• Toute autre information nécessaire à l'exécution de notre mandat professionnel ou au respect de nos obligations légales et réglementaires.

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

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2. Renseignements recueillis automatiquement sur notre site Web

Lorsque vous visitez notre site Web, certaines informations peuvent être recueillies automatiquement au moyen de témoins (« cookies »), de journaux de serveur et, lorsque applicable, d'outils de mesure d'audience.

Les renseignements recueillis automatiquement peuvent notamment comprendre :

• Adresse IP;

• Date et heure de votre visite;

• Type d'appareil utilisé;

• Type de navigateur;

• Système d'exploitation;

• Pages consultées;

• Contenu consulté;

• Liens sur lesquels vous cliquez;

• Source ayant mené à notre site Web;

• Données techniques relatives à votre navigation;

• Position géographique approximative, lorsque cette information est disponible.

Nous pouvons utiliser ces renseignements afin de :

• Assurer le fonctionnement et la sécurité de notre site Web;

• Détecter et prévenir les activités malveillantes ou frauduleuses;

• Comprendre la manière dont les visiteurs utilisent notre site;

• Effectuer des analyses statistiques;

• Améliorer notre site Web et nos services;

• Diagnostiquer des problèmes techniques;

• Protéger nos systèmes informatiques.

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Les renseignements recueillis automatiquement ne sont pas utilisés pour prendre une décision concernant une personne sans fondement légal approprié.

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3. Renseignements transmis volontairement

Lorsque vous communiquez avec nous par l'intermédiaire de notre site Web, d'un formulaire, par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication, nous pouvons recueillir les renseignements que vous choisissez de nous transmettre.

Ces renseignements peuvent notamment comprendre :

• Votre nom;

• Vos coordonnées;

• La nature de votre demande;

• Les renseignements contenus dans votre message;

• Les renseignements relatifs à votre situation;

• Les documents que vous choisissez de nous transmettre.

Nous utilisons ces renseignements afin notamment de :

• Répondre à votre demande;

• Communiquer avec vous;

• Évaluer vos besoins;

• Préparer une rencontre;

• Évaluer ou préparer l'ouverture d'un dossier;

• Vous fournir les services professionnels demandés;

• Respecter nos obligations professionnelles et légales.

Nous vous recommandons de ne pas transmettre par un formulaire Web des renseignements confidentiels ou des documents sensibles qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

Lorsque des renseignements particulièrement sensibles doivent être transmis, nous pouvons vous demander d'utiliser un moyen de transmission sécurisé.

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4. Renseignements recueillis dans le cadre d'un dossier notarial

Dans le cadre de nos services professionnels, nous pouvons recueillir et traiter des renseignements personnels nécessaires à la préparation, à la réception, à la conservation et à l'exécution des actes notariés et autres documents juridiques.

Selon la nature du mandat, ces renseignements peuvent notamment être nécessaires pour :

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• Préparer un testament;

• Préparer ou modifier un mandat de protection;

• Procéder à une transaction immobilière;

• Préparer un acte de vente;

• Préparer un acte de financement ou de refinancement;

• Effectuer des recherches et vérifications nécessaires à une transaction;

• Régler une succession;

• Préparer une déclaration de transmission;

• Préparer une convention ou un contrat;

• Effectuer des procédures non contentieuses;

• Procéder à une vérification de testament;

• Procéder à l'homologation d'un mandat de protection;

• Préparer des documents corporatifs ou commerciaux;

• Vérifier l'identité des parties;

• Effectuer les vérifications requises par la loi;

• Communiquer avec les personnes, professionnels ou organismes concernés par le dossier;

• Respecter nos obligations professionnelles, réglementaires et légales.

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Les renseignements contenus dans nos dossiers sont traités de manière confidentielle conformément aux obligations professionnelles et légales applicables aux notaires.

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5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour toute autre fin permise ou exigée par la loi.

Ils peuvent notamment être utilisés afin de :

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• Fournir nos services professionnels;

• Préparer et exécuter des actes notariés;

• Communiquer avec nos clients;

• Communiquer avec les personnes concernées par un dossier;

• Vérifier l'identité des parties;

• Effectuer les recherches nécessaires à l'exécution d'un mandat;

• Administrer nos dossiers;

• Respecter nos obligations professionnelles et légales;

• Prévenir les erreurs, la fraude ou les activités illicites;

• Assurer la sécurité de nos systèmes et de nos locaux;

• Améliorer nos services et notre site Web.

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6. Communications avec des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, nous pouvons toutefois communiquer certains renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire à l'exécution de notre mandat, à la prestation de nos services professionnels ou au respect d'une obligation légale.

Selon la nature du dossier, les renseignements peuvent notamment être communiqués à :

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• Des institutions financières;

• Des organismes gouvernementaux;

• Des autorités publiques;

• Des professionnels impliqués dans votre dossier;

• Des courtiers ou autres intervenants lorsque cela est nécessaire au dossier;

• Des fournisseurs de services technologiques;

• Des fournisseurs de services informatiques;

• Des fournisseurs de services d'hébergement ou de stockage;

• Des fournisseurs de services de transmission électronique;

• Toute autre personne ou organisation lorsque cette communication est autorisée ou exigée par la loi ou nécessaire à l'exécution du mandat.

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Nous limitons les renseignements communiqués à ceux qui sont nécessaires aux fins visées.

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7. Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

Pour fournir certains services, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services technologiques ou informatiques dont les systèmes peuvent être situés à l'extérieur du Québec.

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Certains renseignements personnels pourraient ainsi être traités ou hébergés à l'extérieur du Québec, notamment au Canada ou aux États-Unis.

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Lorsque la loi l'exige, avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons aux évaluations requises afin de déterminer si les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

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Nous prenons également des mesures raisonnables afin de nous assurer que nos fournisseurs respectent leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels.

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8. Témoins (« cookies ») et technologies de suivi

Notre site Web peut utiliser des témoins (« cookies ») et des technologies similaires.

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Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la performance du site Web.

D'autres témoins peuvent être utilisés à des fins de mesure d'audience, d'analyse statistique ou d'amélioration de l'expérience utilisateur.

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Lorsque requis par la loi, les témoins non essentiels ne sont utilisés qu'après l'obtention de votre consentement.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement aux témoins non essentiels au moyen de l'outil de gestion des témoins disponible sur notre site Web, lorsque applicable.

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9. Communications promotionnelles

Lorsque nous vous transmettons des communications promotionnelles ou informatives nécessitant votre consentement, celles-ci ne vous sont transmises qu'avec votre consentement lorsque celui-ci est requis par la loi.

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Chaque communication électronique de nature commerciale comporte, lorsque requis, un mécanisme permettant de retirer votre consentement ou de vous désabonner.

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Vous pouvez également communiquer avec nous afin de demander la cessation de certaines communications.

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10. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre :

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• La perte;

• Le vol;

• L'accès non autorisé;

• La divulgation non autorisée;

• L'utilisation non autorisée;

• La modification non autorisée.

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Selon la nature des renseignements, ces mesures peuvent notamment comprendre :

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• Des contrôles d'accès aux systèmes informatiques;

• Des mesures de protection des comptes et mots de passe;

• Des mécanismes de sécurité informatique;

• Des sauvegardes;

• La limitation de l'accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;

• Des mesures de sécurité physiques;

• Des pratiques de gestion sécuritaire des dossiers;

• La sensibilisation et la formation des membres de notre équipe concernant leurs obligations de confidentialité.

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Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne peut être garantie comme étant totalement sécurisée.

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11. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations professionnelles, légales et réglementaires applicables.

Certains renseignements et documents faisant partie de dossiers notariaux doivent être conservés conformément aux obligations applicables à la profession notariale.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et qu'aucune obligation de conservation ne s'applique, nous prenons les mesures raisonnables afin de les détruire ou de les anonymiser de manière sécuritaire.

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12. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment bénéficier des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

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• Droit d'être informé de la collecte et de l'utilisation de vos renseignements;

• Droit d'accès à vos renseignements personnels;

• Droit de demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;

• Droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur votre consentement;

• Droit de demander la cessation de certaines utilisations ou communications de vos renseignements lorsque la loi le permet;

• Droit à la portabilité de vos renseignements personnels dans les circonstances prévues par la loi;

• Droit de demander la suppression ou la désindexation de certains renseignements lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies.

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Ces droits peuvent être assujettis à certaines exceptions, notamment lorsque la conservation d'un renseignement est requise par la loi ou nécessaire au respect de nos obligations professionnelles.

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13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou pour exercer un droit prévu par la loi, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Ellefsen & Tremblay, Étude notariale.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Ellefsen & Tremblay, Étude notariale
901, boulevard Talbot
Chicoutimi (Québec) G7H 6N7
Téléphone : 418 690-9944
Courriel : marie-michele.ellefsen@notarius.net

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Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la législation applicable.

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14. Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu'une personne accède à un renseignement personnel, l'utilise, le communique ou le détruit sans autorisation.

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Si un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels survient, nous prendrons les mesures prévues par la loi.

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Nous évaluerons notamment le risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées et, lorsque requis, nous aviserons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec.

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Nous prendrons également les mesures raisonnables afin de limiter les conséquences de l'incident et d'éviter qu'il ne se reproduise.

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15. Médias sociaux

Ellefsen & Tremblay, Étude notariale peut utiliser des plateformes de médias sociaux, notamment Facebook, afin de communiquer de l'information au public.

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Lorsque vous interagissez avec nos pages ou comptes sur les médias sociaux, les renseignements que vous rendez publics peuvent être accessibles à d'autres utilisateurs et peuvent également être traités par l'exploitant de la plateforme conformément à sa propre politique de confidentialité.

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Nous vous invitons à ne jamais publier sur les médias sociaux de renseignements personnels ou de renseignements confidentiels concernant votre dossier notarial.

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Pour toute question concernant votre dossier, nous vous invitons à communiquer directement avec notre étude au moyen d'un canal de communication approprié.

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16. Plainte

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément aux exigences applicables, nous vous invitons d'abord à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions examiner votre situation.

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Vous pouvez également communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) pour obtenir de l'information ou déposer une plainte.

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Commission d'accès à l'information du Québec :
https://www.cai.gouv.qc.ca/

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17. Mise à jour de la présente politique

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Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire afin de tenir compte de changements à nos pratiques, à nos services, à nos systèmes informatiques ou aux exigences légales et réglementaires applicables.

La version la plus récente de la politique sera publiée sur notre site Web.

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Toute modification importante pourra être portée à votre attention par un moyen approprié.

Dernière mise à jour : 24 août 2026.

Ellefsen & Tremblay, Étude notariale

901, boulevard Talbot

Chicoutimi (Québec) G7H 6N7

Téléphone : 418 690-9944

Courriel : marie-michele.ellefsen@notarius.net

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